И вот настал тот день, когда вы пришли к выводу, что вашему предприятию необходима автоматизация учета. Дела идут хорошо, масштабы деятельности значительно выросли, и уследить за работой компании, удерживая "все и вся" в собственной голове, уже не представляется возможным. Если вы относите свое предприятие к категории малого или среднего бизнеса, то, по нашему мнению, больше других вам подойдут решения на платформе 1С:Предприятие 7.7. Почему именно эти программные продукты являются в данном случае оптимальным решением, мы постарались объяснить в материале "Почему именно 1С?"
Но, даже определившись с линейкой программ, совсем не просто принять правильное решение о том, какие ее составные части необходимы именно вам для решения поставленных задач. Здесь мы постарались изложить основные подходы к решению задач автоматизации на базе платформы 1С:Предприятие 7.7, а также попытались обсудить достоинства и недостатки различных подходов. Если вы считаете, что плохо представляете себе структуру системы 1С, то рекомендуем вам прежде ознакомиться с материалами "Что такое 1С?" и "Компоненты и конфигурации"
Итак, первый вопрос, на который следует себе ответить - "А какой собственно вид учета я собираюсь автоматизировать?". Самый простой случай - если вас интересует бухгалтерский учет. Допустим раньше, когда ваша компания была совсем маленькой, вы пользовались услугами стороннего бухгалтера, и голова о вопросах бухучета у вас совсем не болела. Теперь же, в силу того, что компания растет, вы взяли бухгалтера в штат. Или же другой случай - бухгалтер у вас уже был, но в силу небольшого объема работы, справлялся с ней "ручным" методом. А теперь он всерьез заговорил о том, что объемы выросли настолько, что ему просто необходима компьютерная программа для ведения учета. Во всех подобных ситуациях наилучшим решением для вас будет программа 1С:Бухгалтерия 7.7. Лежащая в ее основе типовая конфигурация 1С:Бухгалтерский учет на сегодняшний день позволяет автоматизировать бухгалтерский учет любого предприятия и сформировать всю необходимую отчетность для предоставления в фискальные органы. Более того, особенно важно, что разработчик (фирма 1С) осуществляет постоянную поддержку зарегистрированных пользователей: следит за всеми изменениями в законодательстве и выпускает обновления для типовых конфигураций.
Пользуясь этой поддержкой, вы всегда будете иметь у себя на предприятии программу для ведения бухгалтерского учета актуальную на текущий момент времени!
Еще одна ситуация, что называется, "из простых", это когда с бухгалтерией у вас все в порядке, бухгалтер занят своим делом, вас все устраивает, и вы вообще не хотите знать подробностей того, как там у него все это работает. Но вот, что вас действительно стало беспокоить, так это то, что вы больше не видите общей картины происходящего у вас не предприятии - не можете точно сказать, сколько вы продаете, насколько эффективно, не говоря уже о каких-то статистических анализах деятельности необходимых для принятия решений о дальнейшем развитии компании. В этом случае вам необходима автоматизация управленческого учета, то есть учета внутреннего, предназначенного, главным образом, для себя. Наилучшим решением для задач автоматизации управленческого учета, является на наш взгляд, компонента 1С:Оперативный учет, которая входит в состав поставки 1С:Торговля и склад 7.7. Более того, если основное направление вашей деятельности - торговля, то входящая в этот программный продукт типовая конфигурация 1С:Торговля и склад закроет ваши потребности в учете на 70-100%. Недостающие механизмы (которых нет в типовой конфигурации, но которые вам очень хотелось бы реализовать в рамках своего учета) могут быть впоследствии доработаны специалистами-внедренцами. При этом превращение типовой конфигурации в индивидуальную не является опасным, поскольку управленческий учет ориентирован в основном внутрь предприятия и мало зависит от изменений в законодательстве, а, следовательно, и от стандартных обновлений, выпускаемых разработчиком.
На нашем сайте также представлен ряд решений, позволяющих модифицировать типовую конфигурацию 1C:Торговля и склад для адаптации учета под конкретные нюансы предприятия. Такие доработки конфигурации были с успехом применены нами в различных системах автоматизации. Мы постарались отобрать решения, которые нам показались наиболее удачными, и способными оказаться интересными и полезными для других пользователей. Ознакомиться с ними можно в разделе "Автоматизация учета"
Если ваше предприятие находится в какой-то узкой специализированной нише, где в учете присутствует большой объем специфических подходов, вы можете поискать подходящую вам специализированную конфигурацию. Подробности о том, какие бывают специализированные конфигурации, и какие существуют опасности при их использовании, мы изложили в материале "Специализированные конфигурации"
В тех случаях, когда никакая из имеющихся на рынке конфигураций для автоматизации вашего управленческого учета не подойдет, вы всегда сможете воспользоваться услугами партнеров 1С (услугами франчайзи) для того, чтобы создать свою собственную учетную конфигурацию. Подробнее об этом можно узнать в материале "Индивидуальные конфигурации"
Самой сложной с точки зрения организации учета является ситуация, когда вам необходимо автоматизировать и бухгалтерский учет, и управленческий. Имеется в виду, конечно же, что два вида учета должны быть связаны между собой определенным образом. Самое простое решение этой задачи - использовать для ведения учета входящую в состав комплексной поставки 1С:Предприятие 7.7 комплексную конфигурацию. Эта конфигурация по существу представляет собой объединение трех базовых типовых конфигураций: "Бухгалтерский учет", "Торговля и склад" и "Расчет зарплаты и кадры". У использования данной конфигурации есть одно неоспоримое достоинство - все виды вашего учета находятся в одной базе данных, что удобно и компактно. Но есть у данного подхода и недостатки, которые на наш взгляд очень сильно перекрывают все его плюсы.
Во-первых, комплексная конфигурация сложна в использовании и в настройке, а также содержит гораздо больше ошибок, поскольку является объединением сразу трех типовых конфигураций. Но это не главный ее недостаток. Гораздо более важным является неизбежно возникающие противоречие между необходимостью использовать индивидуальные настройки и стандартные обновления. Остановимся на этом поподробнее.
Рассмотрим для начала часть комплексной конфигурации, которая отвечает за бухгалтерский учет. Как вы уже догадались, это по сути дела, встроенная в комплексную конфигурацию конфигурация "Бухгалтерский учет". Основной спецификой, с точки зрения общения с внешним миром, у данного вида учета является тот факт, что на 99% то, что и как должно быть в этом учете, определяется не нами, а государством. А раз так, то мы просто обязаны в вопросах бухгалтерского учета оперативно перестраиваться под все изменения, которые нам это государство диктует. Для того чтобы такие перестроения в учете происходили быстро и безболезненно для пользователей, эту головную боль берет на себя разработчик (фирма 1С). Он следит за изменениями в законодательстве и распространяет стандартные пакеты обновления для всех типовых конфигураций, установив которые, пользователь автоматически актуализируют свою учетную программу в соответствии с реалиями сегодняшнего дня. Это очень удобно, особенно в нашем государстве, где мы наблюдаем нескончаемый поток изменений в бухгалтерском учете, который только увеличивается из года в год.
А теперь обратим свой взгляд на ту часть комплексной конфигурации, которая отвечает за реализацию автоматизации управленческого учета. Это по сути дела встроенная в "общий котел" конфигурация "Торговля и склад", работающая под управлением компоненты "Оперативный учет". А вот управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, целиком и полностью определяется нами - это наше поле для творчества. Здесь мы решаем, что и как должно быть устроено, чтобы отражать реальную картину на нашем предприятии. А это означает, что рано или поздно, заложенных в типовую конфигурацию механизмов нам не хватит, и мы вынуждены будем воспользоваться созданием в ней "индивидуальных настроек", которые будут описывать наши специфические потребности в учете.
Самый банальный пример. Мы приняли решение использовать в своей торговле накопительные дисконтные карты, и давать по ним скидки. Такого рода автоматизация в типовой конфигурации вообще не предусмотрена, значит, ее нужно дорабатывать.
Так вот, самый существенный недостаток комплексной конфигурации, заключается на наш взгляд в том, что как только пользователь соглашается на внесение каких-либо серьезных изменений в типовую конфигурацию, он может забыть о стандартных обновлениях!
Во всяком случае, "простым нажатием кнопки" установить стандартное обновление будет невозможно. И этому есть логическое объяснение. Дело в том, что когда программисты фирмы 1С создают очередное обновление, они ориентируются на типовую конфигурацию. Они не имеют представления о том, какие изменения в нее внесли конкретно вы, а также еще тысячи пользователей системы. Поэтому после внесения индивидуальных изменений в комплексную конфигурацию для оптимизации управленческого учета, мы вынуждены будем вносить все обновления бухгалтерского учета также в индивидуальном порядке. А это, во-первых - дорого, а во вторых - остро встает вопрос оперативности. Дело в том, что в нашем государстве, скорость изменений бывает просто фантастической. Любому бухгалтеру памятны случаи, когда он получал обновления из 1С дней за пять до того момента, когда он должен сдать новые отчеты, сформированные по-новому. Поскольку фирма 1С является мощной крупной компаний, ей под силу в очень ограниченное время выпустить нужные обновления и распространить их через свою партнерскую сеть. Если же в вопросах обновления вы будете завязаны на оперативность компании-внедренца, то готовьтесь к случаям, когда вы не будете получать необходимые изменения вовремя.
Можно ли справиться с этим "фундаментальным противоречием"? Конечно же, можно. Поскольку его корни лежат в различии источников диктующих "правила игры" в разных видах учета (в бухгалтерском это делает государство, в управленческом - мы сами), то решение напрашивается самом собой - необходимо изолировать бухгалтерский учет от управленческого. Сделать это можно, использовав две независимые конфигурации - одну для ведения бухгалтерского учета (1С:Бухгалтерский учет), другую - для управленческого (это может быть 1С:Торговля и склад, специализированная или индивидуально созданная конфигурация). Обмен данными между конфигурациями необходимо реализовать "гибко", с помощью средств, предоставляемых программами 1С. При использовании типовых конфигураций, в частности, можно воспользоваться штатным механизмом выгрузки данных из торговли в бухгалтерию. А можно также использовать индивидуально созданные механизмы выгрузки-загрузки. Подробнее об этом можно прочитать в материале "Выгрузка данных в конфигурацию Бухгалтерский учет". Обсуждая вопросы выгрузки данных в Бухгалтерию, можно отметить и еще одну грань основного недостатка комплексной конфигурации. Дело в том, что связь между управленческим и бухгалтерским учетом в этом случае очень жесткая: все, что происходит в управленческом учете, отражается и в бухгалтерском. На практике же, так происходит крайне редко. На деле обычно в бухгалтерском учете используется лишь часть данных управленческого учета. А вот для реализации подобных схем придется вносить индивидуальные изменения в комплексную конфигурацию со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Итак, по итогам всего вышесказанного, основной совет, который дает наша компания всем, кто определяется с выбором в организации учета, звучит так:
Никогда не пользуйтесь комплексной конфигурацией! Используйте отдельно взятые конфигурации для разных видов учета с отлаженными и оптимизированными под вашу специфику механизмами обмена данных между ними!
В заключении несколько слов хотелось бы сказать о конфигурации "Расчет зарплаты и кадры". Мы не рекомендуем пользоваться этой конфигураций из линейки продуктов 1С:Предприятие 7.7 также, как и комплексной. Дело в том, что возможности, заложенные в зарплатную конфигурацию ориентированны скорее на работу с большим объемом сотрудников. А вот технические возможности для работы с такими объемами у платформы 7.7 явно слабоваты. Для тех, у кого есть необходимость автоматизировать кадровый учет и расчет зарплаты на крупном предприятии мы рекомендовали бы обратить свое внимание на линейку программных продуктов 1С:Предприяите 8.0. Если же речь идет о необходимости автоматизировать учет заработной платы для малого или среднего предприятия, то для целей бухгалтерского учета это можно сделать непосредственно в конфигурации "Бухгалтерский учет". Это пару лет назад 1С:Бухгалтерия 7.7 напрочь была лишена инструментов для работы с кадрами и заработной платой. А сейчас в ней можно и оформить приказы о найме или увольнении сотрудников, и начислить заработную плату, и даже сформировать необходимую отчетность для пенсионного фонда и по НДФЛ. Если же у вас возникнет необходимость автоматизировать процесс начисления зарплаты в управленческом учете, то это лучше сделать на регистрах компоненты "Оперативный учет" прямо в конфигурации предназначенной для ведения управленческого учета. Во-первых, это будет быстрый и удобный механизм, а во-вторых, он откроет возможности для создания индивидуальных механизмов расчета заработной платы исходя из данных управленческого учета (например, проценты или бонусы "менеджерам по продажам" в зависимости от объемов отгрузки произведенных ими в текущем периоде). Подробнее о таких схемах можно прочитать в материале "Учет заработной платы и прочих доходов сотрудников"
Ну и конечно же, напоминаем, что выбрав нужные вам составляющие из линейки программных продуктов 1С:Предприятие 7.7, не забудьте правильно определиться с требуемой масштабностью. Имеется в виду необходимость в однопользовательской или какой-то из сетевых версий программы. Более подробно об этом можно узнать из материала "Количество рабочих мест". Тем, кто собирается организовывать свою работу с учетной программой в локальной сети, рекомендуем также ознакомиться с материалом "Как превратить работу в сети из кошмара в сказку"